GTD

GTD – 5 etapów przetwarzania zadań

5 etapów zarządzania strumieniem zadań

 

1. Gromadzenie

Gromadzimy wszystko!

Co gromadzimy?

Rzeczy błahe i wielkie, prywatne i zawodowe, pilne i niepilne. Wszystko, za co w jakimś stopniu czujesz się odpowiedzialny:

  • pomysły,
  • plany,
  • rzeczy do zrobienia,
  • notatki,
  • sprawy które się przypomniały,
  • wszystko, co może się przydać,
  • informacje do wykorzystania później.

Kiedy?

  • Jak najszybciej, od razu po pojawieniu się sprawy/pomysłu/problemu…
  • … ale nie w trakcie np kierowania samochodem. Za to na pierwszym postoju już tak.
  • Swoje pomysły i sprawy do załatwienia zapisuj od razu. Bo jeśli odłożysz zapisanie na później, możesz nic już nie zapisać, bo zapomnisz.
    • Kiedy na przykład otworzysz lodówkę i nie znajdziesz w niej masła – zapisz od razu że trzeba je kupić.
    • Albo kiedy zrobisz przegląd rejestracyjny samochodu, od razu zapisz datę następnego badania.

Gdzie?

Wszędzie:

  • po obudzeniu się – bo czasami najlepsze pomysły przychodzą do głowy rano,
  • przy śniadaniu,
  • w drodze do pracy lub szkoły – w tramwaju, pociągu, autobusie, metrze,
  • w kolejce w sklepie,
  • w pracy,
  • w urzędzie,
  • w czasie oglądania filmu w telewizji,
  • na spacerze.

… chyba że naraża to nas na niebezpieczeństwo, lub jest to niegrzeczne. Nie dodajemy wpisów:

  • w czasie kierowania samochodem,
  • w kościele,
  • w czasie rozmowy o pracę,
  • ….

Jak?

Żeby cały system dobrze działał, gromadzenie musi być kompletne i regularne. Co to znaczy?

  • Każda sprawa, z którą należy coś zrobić (czyli tak zwana „otwarta pętla”) musi znaleźć się w Twoim systemie GTD.
  • Skrzynka wejściowa musi być regularnie przeglądana i opróżniana.

Narzędzie używane do GTD jest istotną częścią całego systemu. Dzięki temu, że GTD Simple jest aplikacją androidową, możesz ją mieć przy sobie cały czas. Gromadzenie wszystkich przychodzących spraw powinno się stać częścią Twojego stylu życia, tak samo jak poranna toaleta, kawa w pracy, czy portfel w kieszeni. Regularne opróżnianie skrzynki wejściowej – Inboxa – nie oznacza, że każdą zapisaną sprawę musisz od razu załatwić czy wykonać. Oznacza tylko tyle, że skupisz na niej swoją uwagę, i określisz co to jest za sprawa, i co – jeśli wogóle – powinieneś z nią zrobić. Ale tym zajmiemy się w kolejnych etapach: analizie i porządkowaniu.

2. Analiza

Analiza

Co analizujemy?

Wszystko, co trafiło do Inboxa w etapie gromadzenia:

  • Sprawy,
  • notatki,
  • rzeczy do zrobienia,
  • ważne,
  • mniej ważnie
  • i nieważne.

Gdzie?

Dobrze mieć możliwość spokojnego zastanowienia się nad analizowanymi sprawami. Ale nie przesadzajmy. Czekając na przystanku na autobus można zerknąć do Inboxa i przeanalizować chociaż jedną sprawę.

Kiedy?

Najlepiej regularnie i często. Można wyznaczyć sobie codziennie czas na przejrzenie Inboxa i przeanalizowanie spraw, których analizą nie zajęliśmy się w ciągu dnia.

Można też zaglądać do Inboxa wtedy, kiedy mamy trochę wolnego czasu, czekając na autobus, czy w kolejce po pieczywo.

Jak?

To początek całego procesu GTD. Warto wykonać go dobrze, żeby system dobrze działał.

Analizę robimy skrupulatnie, jedna sprawa po drugiej. Z uwagą, bez zbytniego pośpiechu. Ten etap określa gdzie dana sprawa trafi. A jak trafi w niewłaściwe miejsce w systemie, może się tam skutecznie schować.

David Allen, autor metody GTD, zaleca by sprawy z Inboxa przetwarzać po kolei, bez sortowania ich według ważności, czy innych kryteriów. Zabezpiecza to przed pozostawianiem w Inboxie spraw, które ustawicznie odkładane na później, gromadzą się w coraz większej liczbie, skutecznie zaśmiecając nam Inbox.

A jak konkretnie zrobić analizę?

  1. Bierzemy sprawę z Inboxa (pierwszą z listy, bez wybierania).
  2. Zadajemy sobie pytanie: czy coś należy z tym zrobić?
    • Jeśli odpowiedź brzmi „NIE”:
      • Jeśli nie jest to zadanie do wykonania, pozostają następujące możliwości:
        • Sprawa jest nieistotna i nie warto się nia zajmować.
        • Sprawa jest informacją, którą warto zapisać na przyszłość.
        • Jest to sprawa bliżej nieokreślona, do której kiedyś może wrócimy.
    • Jeśli odpowiedź brzmi „TAK”,
      • określamy jaki jest oczekiwany rezultat
      • ustalamy jakie jest najbliższe działanie, zbliżające nas do oczekiwanego rezultatu:
        • zadzwoń do Stefana w sprawie samochodu,
        • ustal, w jakiej sali jest zebranie rodziców w szkole Twojego dziecka,
        • znajdź w internecie adres sklepu, w którym są buty dla Ciebie.
  3. Sprawdzamy czy to jest projekt
    • Jeśli tak – dopisujemy do listy projektów. W GTD Simple wystarczy w edytorze zadań wpisać nazwę projektu w odpowiednie pole. Jeśli projekt istniał wcześniej, GTD Simple podpowie to podczas wpisywania. Jeśli nie – zostanie zapisany podczas zapisywania zadania.
  4. Sprawdzamy, czy zadanie da się wykonać w dwie minuty lub mniej. Dwie minuty to czas zaproponowany przez autora metody GTD. Chodzi o to, żeby zadania proste i szybkie wykonywać od ręki i nie zaprzątać sobie nimi więcej głowy (ani systemu GTD).
    • Jeśli to zadanie na 2 minuty, wykonujemy je od razu i kasujemy z listy.
  5. Czy powinienem to zadanie komuś zlecić?
    • Jeśli tak, przekazujemy zadanie i zapisujemy je na liście „Oczekujace” (aż ktoś je wykona).
  6. Ostatnia decyzja w procesie analizy: czy zadanie ma konkretny termin wykonania?
    • Jeśli odpowiedź brzmi „TAK”, jest to zadanie terminowe, do umieszczenia w kalendarzu.
    • Jeśli odpowiedź brzmi „NIE”, zapisujemy zadanie na liście najbliższych działań.

Po co?

Kiedy gromadzimy sprawy, wrzucamy je wszystkie do Inboxa. Oznacza to, że z reguły Inbox zawiera amorficzny zbiór wszystkiego. Celem analizy jest rozpoznanie każdej zgromadzonej sprawy i nadanie jej odpowiedniego znaczenia. Dzięki rozdzieleniu procesu gromadzenia i analizy, osiągamy co najmniej dwie korzyści. Po pierwsze, ponieważ gromadzimy bez zastanawiania się głębszego nad każdą sprawą, nie zabiera nam to dużo uwagi i czasu. Dzięki temu łatwiej uniknąć sytuacji, gdy jakaś sprawa z pozoru tylko nieistotna nie umknie nam z systemu. Po drugie, wydzielenie odpowiedniego czasu na proces analizy, pozwala na dokładniejsze przeprowadzenie tego procesu i na głębsze zastanowienie się nad każdą sprawą.

3. Porządkowanie

Co porządkujemy?

Porządkujemy sprawy, które były w Inboxie i zostały poddane analizie.

Gdzie?

W rzeczywistości analiza i porządkowanie są ze sobą związane. Sprawa po sprawie, najpierw wykonujemy analizę, a następnie porządkowanie. Co oznacza, że wymagania co do miejsca i czasu wykonywania tego procesu są takie same jak w przypadku analizy.

Jak?

To zależy od wyniku analizy. Dla śmieci sytuacja jest najprostsza: wystarczy sprawę usunąć, czyli wrzucić do śmietnika.

Dla pozostałych spraw mamy większe pole do popisu. Przede wszystkim odpowiednio dla typu sprawy należy zaznaczyć odpowiedni przycisk w edytorze, i to jest minimum co musimy zrobić. Sprawy możemy oznaczyć jako:

  • Akcja
  • Kiedyś
  • Oczekujące
  • Archiwum
  • Kosz

Możemy jednak pójść dalej, i odpowiednio każdą sprawę oznaczyć przez:

  • Kontekst
    • W przypadku akcji pierwszą rzeczą którą warto zrobić, jest oznaczenie odpowiedniego kontekstu. Kontekst, to warunki i otoczenie, w jakich daną akcję można wykonać. Czyli dla akcji typu „zadzwoń do Jana Kowalskiego” oczywistym kontekstem będzie „Telefon”. Dla akcji zapisanej jako „porozmawiaj z szefem o podwyżce” naturalnym kontekstem będzie „Praca”.
    • Kontekstów powinno być tyle ile potrzebujesz. Ja w swoim programie GTD Simple mam takie:
      • Dom
      • Internet
      • Komputer
      • Miasto
      • Praca
      • Spotkanie
      • Telefon
      • Wszędzie
      • Wyjazdy
      • Zakupy
    • Ty oczywiście możesz mieć zupełnie inne. W miarę uniwersalne na początek wydają się być takie jak poniżej. Potem w takcie używania systemu w naturalny sposób ten zbiór się powiększy.
      • Dom
      • Praca
      • Komputer
      • Telefon
    • Jak to zrobić w GTD Simple
      • Kontekst oznacza się w edytorze poprzez wpisanie nazwy kontekstu w odpowiednim polu. Jeśli wpisywany kontekst już jest w systemie, pojawi się w rozwijanej liście podczas wpisywania.
      • Jeśli wpisujemy go po raz pierwszy, zostanie dopisany do listy kontekstów.
      • W GTD Simple możesz zadanie przypisać do więcej niż jednego kontekstu, wystarczy kolejne konteksty oddzielać przecinkami.
  • Projekt
    • Kolejnym naturalnym sposobem na oznaczenie i pogrupowanie zadań jest przypisanie ich do projektów. Projekt w podejściu GTD oznacza coś, co wymaga kilku lub więcej działań do osiągnięcia oczekiwanego rezultatu. Na przykład:
      • zatrudnić pracownika,
      • ferie zimowe,
      • prezenty pod choinkę,
      • przygotować samochód do zimy,
      • kupić rower.
    • Jak to zrobić w GTD
      • Projekt podobnie jak kontekst oznacza się w edytorze poprzez wpisanie nazwy projektu w odpowiednim polu. Jeśli wpisywany projekt już jest w systemie, pojawi się w rozwijanej liście podczas wpisywania.
      • Jeśli wpisujemy go po raz pierwszy, zostanie dopisany do listy projektów.
      • Zadanie może należeć do maksymalnie jednego projektu.
  • Tag
    • Tagi to bardzo przydatne narzędzia do oznaczania zadań.
    • Dzięki nim możemy grupować zadania w całkowicie elastyczny sposób.
    • W moim systemie GTD dla zadań związanych z projektami programistycznymi używam między innymi tagów takich jak:
      • BUG
        • dla oznaczenia zauważonych defektów.
      • FEATURE
        • dla oznaczenia planowanych rozszerzeń programu.
      • POMYSŁ
        • tym tagiem oznaczam – jak łatwo się domyślić – pomysły 🙂
    • Oznaczam też odpowiednim tagiem zadania związane z samochodem, psem i wieloma innymi tematami.
    • Oznaczając zadanie tagiem ułatwiam sobie w przyszłości przegląd zadań. Dzięki filtrowaniu mogę wyświetlić tylko zadania mające przypisany dany tag.
    • Za pomocą tagów można rozszerzać funkcjonalność GTD Simple. Na przykład zestaw tagów oznaczających ilość wysiłku niezbędnego do wykonania danego zadania, np.:
      • ŁATWE
      • ŚREDNIE
      • TRUDNE
    • Taki zestaw tagów pozwoli na łatwe wyszukanie zadań odpowiednio do aktualnie posiadanej energii.
    • Jak to zrobić w GTD
      • Tagi podobnie jak konteksty i projekt oznacza się w edytorze poprzez wpisanie nazwy tagu w odpowiednim polu. Jeśli wpisywany tag już jest w systemie, pojawi się w rozwijanej liście podczas wpisywania.
      • Jeśli wpisujemy go po raz pierwszy, zostanie dopisany do listy tagów.
      • Zadanie może należeć do maksymalnie jednego projektu.
      • W GTD Simple możesz zadanie oznaczyć więcej niż jednym tagiem, wystarczy kolejne oddzielać przecinkami.
  • Data wykonania
    • Można ustawić datę wykonania danego zadania. Można też utworzyć zadania powtarzające się w okresie dziennym, tygodniowym i miesięcznym.

Dodatkowo w GTD Simple

  • GTD Simple umożliwia również oznaczenie zadań ważnych, zadań pilnych i dodatkowo oznaczenie wybranych zadań gwiazdką. Takie zadania pojawią się automatycznie w liście zadań „Plan dnia”.

Po co?

Dzięki uporządkowaniu zadań i notatek, system GTD zaczyna żyć. Możliwe staje sie efektywne przeglądanie i wykonywanie zaplanowanych działań.

4. Przeglądanie

 

Po co?

Żeby sprawy prócz tego, że są zapisane w twoim systemie GTD, zostały też załatwione.

Jak często?

Często. Wielu ludzi używających GTD w częstym przeglądaniu widzi „magię” tego podejścia. Jak często? Zależy od folderów:

  • Codziennie
    • Inbox
      • Jak pisałem wcześniej, warto zaglądać tu nawet kilka razy dziennie, nawet na czas pozwalający na przeanalizowanie jednej sprawy i umieszczenie jej we właściwym miejscu w systemie.
    • Oczekujące
      • Zaglądamy tu, żeby mieć pod kontrolą rzeczy które dzieją się bez naszego udziału.
      • Może sie okazać, że jakaś sprawa wymaga naszej interwencji. Moze ktos zapomniał coś dla nas zrobić, może przesyłka czeka już na nas na poczcie?
    • Plan dnia
      • To jest najważniejsze miejsce, które należy w aplikacji GTD Simple odwiedzić.
      • Są tu sprawy terminowe zaplanowane na dzisiaj, i opóźnione.
      • Trafiają tutaj też sprawy, które podczas przeglądania innych folderów zaznaczyłeś gwiazdką. Czyli takie, które chcesz wykonać dzisiaj.
      • Trzecia kategoria wyświetlanych tutaj spraw, to zadania oznaczone jako pilne. Dzięki temu, zadania te są łatwiejsze do kontroli.
    • Zadania terminowe
      • Tu znajdziesz wszystkie zadania mające termin wykonania. Dla zwiększenia czytelności, zadania są pogrupowane na:
        • Opóźnione
        • Z dzisiejszym terminem wykonania
        • Najbliższe 7 dni
        • Późniejsze
      • Dodatkowo zadania są pogrupowane według miesięcy.
    • Najbliższe działania
      • W tym folderze znajdują się wszystkie zadania do wykonania.
        • zwykłe
        • pilne
        • ważne,
        • terminowe
  • Co tydzień
    • Kiedyś/może
      • Sprawy, które jeszcze nie wymagają konkretnych działań, ale może, kiedyś coś z nimi zrobimy.
    • Archiwum
      • Notatki, zapiski, informacje.
    • Zakończone
      • Trafiają tutaj wykonane zadania.
    • Kosz
      • Po skasowaniu wszystko trafia najpierw do kosza. Dzieki temu w przypaku pomyłkowego usunięcia zadania lub informacji, można je jeszcze odratować.
      • Po skasowaniu czegokolwiek z kosza, nie ma już odwrotu. Informacja znika bezpowrotnie.

Jak?

Zwykle spraw i zadań z czasem gromadzi się bardzo dużo. Wtedy dla ułatwienia warto skorzystać z filtrów. Dzięki nim można robić przegląd projekt po projekcie, albo wyświetlić sprawy tylko z wybranego kontekstu. Można też filtrować według tagów, albo odfiltrowywać tylko ważne i/lub pilne.

5. Wykonanie

 

Po co?

Ostatni etap, ale wcale nie najmniej ważny. Na etapie wykonania bardzo pomocne są filtry. Dzięki nim łatwo wyświetlić zadania z wybranego kontekstu (na przykład komputer) lub oznaczone wybranym tagiem. Dobrym pomysłem wydaje się zdefiniowanie tagów określających ilość wysiłku potrzebną do wykonania zadania.

  • Dzięki temu możemy łatwo wyświetlić tylko te zadania, które są pilne, a nie wymagają dużego nakładu pracy.
  • Albo przeciwnie, kiedy jesteśmy pełni sił i zapału, warto zabrać się za sprawy trudne, wymagające dużo wysiłku i zaangażowania.

Po wykonaniu zadania, albo określamy następną akcję zbliżającą nas do oczekiwanego rezultatu, albo oznaczamy zadanie jako wykonane.

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *