Bez kategorii

Jak zrobić dobry przegląd Inboxa

Sprawy

A teraz kilka słów o tym, jak poszczególne sprawy do załatwienia przetworzyć, zanim z Inboxa trafią na docelowe listy. Sprawy które trafiły do Inboxa, można podzielić na:

  • sprawy z którymi trzeba coś zrobić, czyli zadania do wykonania,
  • warte zapisania informacje,
  • rzeczy nieistotne, czyli śmieci.
Podział spraw w Inboxie

Są jeszcze sprawy, które muszą dojrzeć, chcemy je mieć w systemie, ale nie chcemy się nimi teraz zajmować. Nie są to rzeczy do zrobienia w najbliższej planowanej przyszłości. Takie sprawy powinny trafić do listy zadań Może/Kiedyś.

Zadania

Przyjrzyjmy się bliżej zadaniom. Niektóre zadania tak naprawdę muszą zostać wykonane przez kogoś innego, na przykład żeby odebrać paczkę, musimy poczekać na kuriera. Albo poprosiliśmy kogoś o zrobienie czegoś dla nas. Takie zadania spokojnie należy przenieść do listy zadań Oczekujących. Czyli takich, gdzie czekamy na efekt wykonania akcji przez kogoś innego.

Zadania

Niektóre z zadań są na tyle proste, ze można je wykonać od ręki, na przykład w dwie minuty. Takie zadania załatwiamy od razu po czym wyrzucamy je z systemu.

I zostały jeszcze najciekawsze przypadki, czyli takie, które musimy wykonać sami, i nie da się ich załatwić od ręki. Bierzemy po kolei każdą taką sprawę na warsztat i opracowujemy w dwóch krokach:

  1. Zacznijmy od określenia oczekiwanego wyniku. W korporacyjnej nowomowie bywa to określane jako DoD„Definition of Done”. Zdefiniowanie efektu zakończenia danej sprawy jest bardzo istotne. Ułatwia określenie kolejnych kroków do wykonania i pomaga z czystym sumieniem sprawę w odpowiednim momencie uznać za zamkniętą. Jest swego rodzaju prostą mapą drogową. Albo drogowskazem… albo wymądrzam się za dużo 😉
  2. Określamy najbliższe działanie jaki powinniśmy wykonać w związku z tą sprawą tak, aby przybliżyć się do celu określonego w poprzednim kroku.

Oczywiście zapisujemy i DoD i najbliższe działanie. Po to jest GTD, żeby takie rzeczy nie zaprzątały nam umysłu.

I tyle. Teraz tak opisana sprawa moze sobie spokojnie czekać na odpowiedniej liście na swój czas.

To jeszcze nie wszystko


Powiedziałem „i tyle” nieco za wcześnie. Sprawa wymaga jeszcze odrobinę uwagi. Po pierwsze, jeśli to jest sprawa, która musi zostać załatwiona w określonym terminie, trzeba ją zapisać w kalendarzu/terminarzu.
Jeśli natomiast sprawa nie ma określonej daty wykonania, powinna trafić na listę Najbliższe Działania. Dzięki temu kalendarz zawiera tylko to co powinien, a sprawy bez określonego terminu wykonania są łatwo dostępne.

I ostatnia rzecz: warto określić kontekst danej sprawy, opisać ją odpowiednimi tagami, a jeśli trzeba, to przypisać do odpowiedniego projektu. Projektem może być dowolny zbiór spraw dotyczących tego samego …. hmm projektu, na przykład zakup materiałów do remontu kuchni, albo organizacja przyjęcia noworocznego. Tagi są bardziej elastycznym sposobem na oznaczanie spraw. Można przypisać kilka tagów do jednej sprawy.

Zadanie

I wreszcie najciekawsze, czyli kontekst. Kontekst opisuje otoczenie, w jakim dane działanie może być wykonane. Może to być telefon, komputer, działka znajomych, praca, samochód. Ważne, żeby wybór kontekstu był przemyślany.  Chodzi o to, żeby kontekst był tym środowiskiem, w którym faktycznie możemy zrealizować dane zadanie. Na przykład w samochodzie można można gdzieś zadzwonić, albo wyjąć ze schowka coś o czymś się zapomniało. Można posłuchać audiobooka, albo sprawdzić przebieg samochodu. 

I to już chyba wszystko, co miałem do powiedzenia na ten temat 🙂

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *